Учет топливных карт

Comments

• Добрый день!
  Когда Вы задаёте вопрос, не забывайте, пожалуйста, о правилах форума. Напомню: мы стремимся создать на нашем форуме доброжелательную атмосферу. Поэтому у нас принято здороваться, а также говорить "спасибо" и "пожалуйста". Уважительное отношение к форумчанам, экспертам и модераторам - требование правил форума.
  
  Пожалуйста, не создавайте новую тему с таким же вопросом. На Ваш вопрос Вам ответят здесь, в этой теме.
• Добрый день.
  Что за карты ? В денежном выражении или в литраже? Что в договоре заказано о переходе право собственности на ГСМ?
  Думаю , что  сразу списывать стоимость карт в затраты предприятия нельзя.  Если переход права собственности на ГСМ происходит в момент передачи карты и при этом поставщик передает накладную, счет-фактуру ,  тогда считается, что предприятие получило в собственность горючее, которое находится пока еще на складах продавца. В этом случае, принимаем к учету само топливо,  через счет 10.
  Учет топливных карт и ГСМ в 1С
  
  

  Цитата: Учет топлива в организации осуществляется с помощью топливных карт. Топливная карта, выдаваемая сотрудникам (водителям) организации, является литровой и фиксирует объемы приобретенного ГСМ в литрах. Договором, заключенным между организацией и поставщиком нефтепродуктов (далее - АЗС), предусмотрено, что:- если при заправке топливо не поместилось в бак, АЗС производит возврат литров на топливную карту, при этом водителю выдается чек возврата;- ежемесячно АЗС представляет в организацию счет-фактуру с приложением отчета о потреблении.Оприходование ГСМ производится на основании представленных поставщиком документов (счета-фактуры с приложенным отчетом о потреблении) по дебету счета 10 "Материалы", субсчет "Топливо", и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". В дальнейшем оприходованные в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета ГСМ на основании путевых листов и по утвержденным нормам списываются на производство. Водитель при представлении в бухгалтерию оформленного путевого листа прилагает выданные на АЗС чеки (в том числе и на возврат литров). Авансовый расчет водителем не оформляется. Водитель по окончании месяца сдал путевые листы с кассовыми чеками.Держателем топливной карты (водителем) не представлен чек на возврат топлива на 0,15 л, и соответственно, указанное количество не учтено в путевом листе водителя. При этом в отчете АЗС факт произведенного возврата отражен.Как исправить несоответствие?Бухгалтерский учет материалов (в том числе топлива и смазочных материалов) ведется на основании ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение), Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Приказ N 119н), и в соответствии с действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.Напомним также, что согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) и п. 12 Положения все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.В общем случае при приобретении ГСМ по топливным картам действует такая схема:держателем топливной карты является водитель автомобиля, который, предъявив карту на АЗС, заправляет автомобиль топливом;на сумму ГСМ, выданных по топливной карте, водитель получает кассовый чек;в сроки, установленные на предприятии (например один раз в месяц), водитель предоставляет в бухгалтерию отчет, к которому прилагаются чеки, полученные им на АЗС;АЗС ежемесячно предоставляет на предприятие (получатель ГСМ) счет-фактуру и отчет о потреблении ГСМ;если заказанное количество бензина не поместилось в бак, происходит возврат литров на топливную карту, при этом водителю выдается чек возврата;в случае возникновения отклонений между отчетом держателя топливной карты (водителя) и отчета о потреблении, предоставленного поставщиком, составляется акт сверки взаиморасчетов.Таким образом, в общем случае документами для оприходования ГСМ будут являться:отчет держателя топливной карты с приложением путевых листов и чеков (после проверки его работником бухгалтерии);отчет о потреблении, представленный АЗС, накладная на отпуск топлива.Как мы поняли из содержания вопроса, в организации не установлена обязанность держателя топливной карты (водителя) составлять отчет, он представляет в бухгалтерию только путевые листы и чеки АЗС. Можно порекомендовать предусмотреть составление такого документа. Отчет водителя автомобиля (держателя топливной карты) не является унифицированным бланком первичной учетной документации, поэтому в каждой организации может быть разработана и утверждена собственная форма этого отчета. При разработке формы отчета держателя топливной карты организации следует руководствоваться законодательством о бухгалтерском учете в части обязательных реквизитов бланков первичных учетных регистров (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).Итак, указанное в отчете держателя карты количество "выбранного" у поставщика топлива должно совпадать с прилагаемыми чеками, а также с данными отчета о потреблении ГСМ, представляемого АЗС. Или же, как в рассматриваемом случае, бухгалтер сравнивает информацию в путевых листах и чеках с данными отчета о потреблении поставщика.На практике может иметь место ситуация, при которой данные путевых листов, кассовых чеков (или отчета держателя топливной карты) и отчета о потреблении АЗС не совпадают. Так произошло и в рассматриваемом случае - по результатам проверки бухгалтером выявлены расхождения между количеством топлива, отраженным в путевом листе водителя, и отчетом АЗС на 0,15 л. Причиной расхождения является отсутствие чека на возврат топлива.На наш взгляд, при отражении операций в такой ситуации организация должна принять во внимание требование существенности, которое закреплено нормами бухгалтерского законодательства.Так, на основании п. 1 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н, показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Организация может принять решение, когда существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.Полагаем, что стоимость 0,15 л топлива не является существенным показателем для организации. В такой ситуации соответствующим должностным (уполномоченным) лицом могут быть получены письменные объяснения от водителя о причине расхождений для установления бухгалтером факта достоверности количества залитого топлива в бак автомобиля и дальнейшего принятия соответствующих решений.И поскольку показатель 0,15 л не является для организации существенным, объяснительная от водителя о потере возвратного чека получена, отчет о потреблении от поставщика и накладная на отпуск топлива имеются, на наш взгляд, оприходование ГСМ следует сделать на основании данных поставщика (Дебет 10 Кредит 60). Подтвердить такие действия следует бухгалтерской справкой.Основным документом, на основании которого определяется расход и списание ГСМ, является путевой лист, типовая форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Типовые межотраслевые формы применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями. При этом приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.По результатам выявленных расхождений организацией может быть принято решение об исправлении данных (по разделу "Движение горючего": по строке - выдано либо остаток) в первичных документах (путевом листе), используемых организацией, в соответствии с данными документов поставщика ГСМ (счета-фактуры с приложенным отчетом о потреблении, накладной на отпуск топлива), то есть за минусом возвращенного ГСМ на топливную карту в объеме 0,15 л.В соответствии с п. 4.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105, в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. В первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением банковских и кассовых), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, письма ФНС от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, Минфина России от 28.05.2007 N 07-05-06/134).В случае, если бы рассматриваемый показатель являлся для организации существенным, бухгалтеру следовало бы:осуществить сверку с поставщиком ГСМ для выявления достоверности отраженных данных по полученному водителем ГСМ (с учетом возврата);уведомить руководство (главного бухгалтера (руководителя структурного подразделения) о данном факте (несоответствие с документами поставщика) для принятия им дальнейших решений, например, о проведении инвентаризации.Так, в соответствии с п. 29 Приказа N 119н по результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.Обратите внимание: затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина для определенного автомобиля (письмо УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253).При методе начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений ст.ст. 318-320 НК РФ (п. 1 ст. 272 НК РФ).Основным документом, на основании которого определяются расход и списание ГСМ, является путевой лист.В письме Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 установлено, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные приказом N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ.При определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р. При определении норм расхода топлива в отношении автомобилей, для которых эти нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТХенкеева ДелгерКонтроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор Мельникова Елена22 сентября 2010 г.